Wycena prac projektowych — cztery sposoby i to, co z nich wynika

Najczęstszy błąd w wycenie nie polega na tym, że ktoś policzył za mało. Polega na tym, że policzył za coś innego, niż potem robił. Projekt domu z dwiema rundami poprawek i projekt tego samego domu z inwestorem, który co tydzień przysyła nowy pomysł z Pinteresta, to dwie różne usługi w tej samej cenie — o ile umowa nie mówi, gdzie kończy się pierwsza.

W skrócie

• Cena wynika z zakresu i z liczby decyzji do uzgodnienia, nie z metrażu. Metraż jest wygodnym skrótem, który myli przy nietypowych zleceniach.
• Każdy z czterech sposobów liczenia przerzuca ryzyko gdzie indziej: ryczałt na Ciebie, godziny na inwestora.
• Wycena broni się zapisami, nie uporem: liczba rund poprawek, zmiana zakresu jako aneks, płatność etapami.
• Formalności i nadzory wyceniaj osobno. Wrzucone w cenę projektu znikają i stają się pracą za darmo.

Od czego naprawdę zależy cena

Metry kwadratowe są pierwszym pytaniem inwestora i najsłabszym miernikiem pracy. Dom sto pięćdziesiąt metrów na płaskiej działce w strefie bez ograniczeń to połowa roboty tego samego domu na skarpie, w sąsiedztwie zabytku, z wjazdem od drogi wojewódzkiej.

Na nakład pracy wpływa pięć rzeczy, a tylko ostatnia wiąże się z powierzchnią:

• Liczba decydentów po stronie inwestora. Jedna osoba decyduje w tydzień, małżeństwo w trzy, małżeństwo z rodzicami finansującymi budowę w półtora miesiąca.
• Stopień skomplikowania działki: spadki, warunki gruntowe, zjazd, sąsiedztwo, zapisy planu albo ich brak.
• Zakres formalności, które bierzesz na siebie: od samego projektu po prowadzenie sprawy aż do decyzji.
• Liczba uzgodnień branżowych i to, czy projektanci branż są Twoi, czy inwestora.
• Powierzchnia i powtarzalność układu.

Dlatego wycena zaczyna się od rozmowy o zakresie, a nie od cennika. Pytanie „ile kosztuje projekt domu” bez tych pięciu odpowiedzi jest pytaniem „ile kosztuje samochód”.

Cztery sposoby liczenia

Sposób	Kiedy się sprawdza	Na czym się wykłada
Ryczałt za zakres	Typowe zlecenia, które znasz na pamięć	Każda zmiana zakresu zjada marżę, jeśli nie ma aneksu
Stawka za metr	Szybka wycena domów jednorodzinnych	Nietypowa działka i nietypowy układ psują proporcję
Procent od kosztu inwestycji	Obiekty większe, gdzie trudno przewidzieć zakres	Inwestor widzi konflikt interesów przy droższych rozwiązaniach
Stawka godzinowa	Konsultacje, zmiany, prace o nieznanym zakresie	Wymaga zaufania i rzetelnego raportowania godzin

W praktyce większość pracowni łączy dwa: ryczałt za jasno opisany zakres podstawowy plus stawka godzinowa za wszystko, co poza nim. To rozwiązanie z najmniejszą liczbą nieprzyjemnych rozmów, bo przy każdej dodatkowej prośbie masz gotową odpowiedź: mieści się w zakresie albo liczę ją osobno.

Niezależnie od sposobu policz raz, ile godzin faktycznie zajął Ci ostatni skończony projekt. Nie szacunkowo — z kalendarza i z maili. Większość architektów, którzy robią to pierwszy raz, odkrywa, że ich stawka godzinowa jest niższa niż u wykonawcy, który im stawia ściany.

Co wyceniać osobno

Trzy rzeczy regularnie lądują w cenie projektu, choć są osobną pracą.

Formalności. Pełnomocnictwo, wniosek, załączniki, odpowiedź na wezwanie, wizyty w urzędzie. To kilka–kilkanaście godzin na projekt i jedyna pozycja, którą inwestor rozumie od ręki, bo wie, że sam by tego nie ogarnął. Wyceniona osobno jest usługą; wrzucona w cenę projektu jest pracą za darmo.

Nadzór autorski. Osobna umowa albo osobny zapis z własną stawką — więcej o modelach rozliczania w tekście o nadzorach autorskich w praktyce.

Zmiany po zatwierdzeniu etapu. Nie chodzi o drobne korekty, tylko o powrót do decyzji, która była już zamknięta. To najczęstsze źródło cichej straty, bo każda taka zmiana ciągnie za sobą rysunki, uzgodnienia i czasem nową wersję wniosku.

Zapisy, które bronią wyceny

Wycena nie broni się ceną, tylko umową. Cztery zapisy, które u mnie zlikwidowały większość sporów:

1. Liczba rund poprawek na etap — zwykle dwie na koncepcji, jedna na projekcie budowlanym. Kolejne według stawki godzinowej.
2. Definicja zmiany zakresu z przykładami: inna liczba kondygnacji, zmiana technologii, nowy program funkcjonalny. Zmiana zakresu oznacza aneks, nie rozmowę o dobrej woli.
3. Płatność etapami powiązana z odbiorem etapu, nie z datą. Etap odebrany to etap zafakturowany.
4. Termin przekazania materiałów przez inwestora i skutek jego przekroczenia: przesunięcie terminu po Twojej stronie o tyle samo dni.

Te zapisy omawiasz raz, przy podpisaniu, kiedy obie strony są życzliwe. Ich alternatywą jest omawianie tego samego w środku konfliktu. Szerzej o konstrukcji umowy piszę w tekście o siedmiu zapisach, które oszczędzają sporów.

Podnoszenie cen bez tracenia klientów

Pracownie najczęściej podnoszą ceny za późno i za mało, bo każdą podwyżkę traktują jak negocjację z konkretnym inwestorem. Prościej jest zmieniać cennik, a nie cenę: od pierwszego dnia kwartału obowiązuje nowa tabela, wyceny wysłane wcześniej są ważne trzydzieści dni.

Druga rzecz to uzasadnienie. „Podnoszę, bo wszystko drożeje” zachęca do negocjacji. „W tej cenie prowadzę sprawę w urzędzie do decyzji i biorę na siebie odpowiedź na wezwania” opisuje, za co inwestor płaci — i przy okazji odróżnia Cię od oferty, w której tego nie ma.

Jeśli masz więcej zapytań, niż jesteś w stanie obsłużyć, podnoszenie ceny jest jedynym sposobem, żeby to uporządkować bez pracy po nocach. Jeżeli zapytań jest mało, problemem nie jest cennik, tylko to, skąd przychodzą zlecenia.

Od czego zacząć w tym tygodniu

Weź ostatni zakończony projekt i policz trzy liczby: ile godzin zajął naprawdę, ile z nich przypadło na rzeczy spoza umowy i jaka wyszła stawka godzinowa po podzieleniu honorarium przez czas. Potem przejrzyj swoją umowę pod kątem czterech zapisów z tego tekstu.

U mnie te liczby dało się wyciągnąć dopiero wtedy, gdy etapy i korespondencja z inwestorem przestały być rozsypane po skrzynce. W ArchiFlow każdy projekt ma etapy z własnym statusem i rozmowę przypiętą do projektu, więc po zakończeniu widać, co trwało najdłużej i ile razy wracaliśmy do zamkniętej decyzji.