Jak podpisać umowę z klientem profilem zaufanym, bez drukarki i skanera

Umowa o prace projektowe idzie mailem, klient drukuje dwanaście stron, podpisuje każdą, fotografuje telefonem pod lampą i odsyła. My robimy to samo ze swojej strony. Po tygodniu mamy dwa pliki, każdy z jednym podpisem, i nikt nie wie, który jest tym właściwym. Policzyłem kiedyś ten obieg w swoim biurze: sześć dni roboczych od wysłania umowy do odzyskania skanu.

Podpis zaufany skraca to do popołudnia. Tylko że o tym, czy klient podpisze za pierwszym razem, decyduje przygotowanie po Twojej stronie, a nie jego dobra wola.

W skrócie

• Umowa o prace projektowe nie wymaga formy szczególnej, więc podpis zaufany obu stron w zupełności wystarcza.
• Wysyłaj PDF. Przy innych formatach gov.pl zwraca plik XML z podpisem i klient utknie na pierwszym kroku.
• Podpisy muszą trafić do jednego pliku: druga osoba podpisuje wersję po pierwszej, nie oryginał.
• Instrukcja w trzech zdaniach pod linkiem robi większą różnicę niż cokolwiek innego w tym procesie.

Kiedy podpis zaufany wystarczy

Profil zaufany to potwierdzona tożsamość w systemach administracji, a podpis zaufany to podpis składany tym profilem na gov.pl. W kontaktach z urzędami ma moc podpisu własnoręcznego, dlatego podpisuje się nim wnioski o pozwolenie na budowę i zgłoszenia.

W umowie między biurem a inwestorem też działa, bo umowa o prace projektowe nie wymaga formy szczególnej. Wystarczy, że obie strony ją podpiszą i że podpis da się przypisać do konkretnej osoby. Formy notarialnej wymagają inne czynności, na przykład przeniesienie własności nieruchomości, i tam profil zaufany notariusza nie zastąpi.

Praktyczna granica wygląda tak: standardowa umowa na projekt domu, aneks, oświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością, zgoda sąsiada — podpis zaufany. Umowa nietypowa albo na dużą kwotę w konsorcjum — pytanie do prawnika, zanim wyślesz.

Co przygotować po swojej stronie

Większość nieudanych prób podpisu bierze się z trzech rzeczy, które ustawia biuro, nie klient.

Format. Wyślij PDF. Serwis gov.pl dla PDF-a zwraca podpisany PDF, a dla pozostałych formatów plik XML, którego druga strona zwykle nie umie otworzyć. Jeśli umowę piszesz w Wordzie, eksportuj do PDF przed wysłaniem, nawet gdy liczysz się z poprawkami.

Jeden plik, kolejno. Gdy podpisujących jest dwoje albo troje — Ty, inwestor, współmałżonek — każdy kolejny podpisuje wersję podpisaną przez poprzednika. Podpisanie oryginału przez dwie osoby osobno daje dwa pliki, z których żaden nie zawiera kompletu podpisów. To najczęstszy błąd w obiegu mailowym i jedyny, który naprawdę kosztuje czas, bo wychodzi dopiero na końcu.

Miejsce na plik zwrotny. Umów się sam ze sobą, gdzie ląduje podpisana wersja, zanim wyślesz pierwszą umowę. Folder projektu z podfolderem „Podpisane” wystarczy. Bez tego podpisane PDF-y zostają w skrzynce i po trzech miesiącach nikt nie wie, czy aneks został podpisany.

app.archiflow.tools

Co napisać klientowi

Klient robi to raz w życiu, więc instrukcja musi być krótsza niż jego wątpliwości. U mnie sprawdza się taka wiadomość:

W załączniku umowa do podpisu. Żeby ją podpisać, wejdź na gov.pl w „Podpisz dokument elektronicznie”, wybierz podpis zaufany, wskaż ten plik i zaloguj się tak jak do PIT-u: bankiem, aplikacją mObywatel albo loginem z SMS-em. Po podpisaniu pobierzesz plik z końcówką -sig.pdf i odeślesz go w odpowiedzi na tego maila. Zajmuje to kwadrans za pierwszym razem.

Trzy rzeczy, które warto w tej wiadomości zachować: nazwa opcji na gov.pl w cudzysłowie, porównanie do czynności, którą klient już zna, i informacja, ile to trwa. Ostatnie zdanie ucina połowę telefonów.

Jeśli pracujesz z portalem klienta, zamiast załącznika wysyłasz link, a klient ma pobranie, instrukcję i wgranie podpisanego pliku na jednej stronie. Wtedy nie musi pamiętać, do którego maila odpisać.

app.archiflow.tools/…/s/…

Pułapki, które widziałem u siebie

• Podpis z konta współmałżonka. Ktoś był akurat zalogowany, plik wraca z podpisem niewłaściwej osoby. Zanim odłożysz umowę do archiwum, otwórz panel podpisów w czytniku PDF i sprawdź imię i nazwisko.
• Poprawka po podpisaniu. Zmiana jednej kropki unieważnia podpis i czytnik od razu to pokazuje. Przy poprawce robisz nowy plik i cały obieg zaczyna się od początku — dlatego warto domknąć ustalenia przed wysłaniem, a nie w trakcie.
• Podpis na skanie. Klient drukuje, podpisuje ręcznie, skanuje i dopiero taki plik podpisuje profilem zaufanym. Formalnie ważne, w praktyce nieczytelne i trudne do weryfikacji. Poproś o podpis na oryginalnym PDF-ie.
• Kilka wersji w jednym wątku mailowym. Przy trzech podpisujących ten wątek ma pięć załączników o podobnych nazwach. Wtedy numeracja wersji w nazwie pliku albo portal, który zawsze podaje aktualną wersję, przestaje być fanaberią.

Co to zmienia w biurze

Najbardziej oczywista korzyść to czas: z sześciu dni roboczych robi się popołudnie. Mniej oczywista jest druga rzecz — zniknął etap, na którym klient „wydrukuje w weekend” i wraca do tematu po dziesięciu dniach. Elektroniczny podpis nie wymaga odkładania na później, więc większość ludzi załatwia go od razu.

Trzecia rzecz dotyczy wszystkiego poza umową. Aneks przy zmianie zakresu, oświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością do wniosku, zgoda sąsiada na odstępstwo — każdy z tych dokumentów chodził papierowo i każdy da się puścić tą samą drogą. U mnie to był moment, w którym obieg papierowy zniknął z projektu całkowicie, a nie tylko z umowy.

Jeśli wysyłasz do podpisu kilka dokumentów w miesiącu, wystarczy mail i porządek w folderach. Przy kilkunastu zaczyna się księgowanie w głowie: kto dostał, kto podpisał, kogo przypomnieć. W ArchiFlow każdy dokument do podpisu ma listę podpisujących ze statusami, link dla klienta bez logowania i podpisany plik odkładany do folderu projektu — po to, żeby nie trzymać tego w pamięci ani w skrzynce.